Såhär kan det se ut hos fastighetsbolag utan ett digitalt nyckelhanteringssystem:
Möt fastighetsförvaltaren Eric. Han ansvarar för uthyrning och förvaltning vilket innebär en hel del nyckelhantering. Viktiga och känsliga nycklar lånas ut manuellt till både egna medarbetare och externa entreprenörer.
Med ett stort nyckelbestånd blir arbetsbelastningen hög och arbetsvardagen påfrestande. Han behöver hålla mycket information i minnet och skrivbordet svämmar över av papper. Nycklar lämnas ofta tillbaka för sent och Eric känner en ständig oro över att viktiga nycklar ska komma på villovägar.
KÖBILDNING VID NYCKELUTLÄMNING
Varje morgon köar entreprenörer i receptionen för att hämta nycklar för dagens arbetsordrar. Samtidigt kommer hyresgäster till kontoret som behöver tas om hand. Detta leder till långa kötider, dyra arbetskostnader och frustrerade hyresgäster.
RÖRIG OCH INKONSEKVENT DOKUMENTATION
Flera medarbetare försöker upprätthålla ordning genom att dokumentera utlåningar på papper. Det finns dock ingen gemensam plats för dem att hålla reda på dokumentationen, vilket leder till förvirring och tidskrävande pappersarbete och letande.
RISK ATT FÖRLORA HUVUDNYCKLAR
Vid nödsituationer, som exempelvis vattenläckor, använder fastighetsskötarna huvudnycklar eftersom servicenycklarna ofta är utlånade. En förlorad huvudnyckel skulle innebära att låscylindrarna i en hel byggnad måste bytas.
Såhär kan nyckelhanteringen fungera med AXSOR & EAGLE:
Sedan Eric fick sitt digitala nyckelhanteringssystem på plats har han gjort många förändringar i organisationen. Systemet skapar en snabbare och mer exakt hantering av nycklarna. Det har också visat sig vara mer kostnadseffektivt.
- Servicenycklar hanteras och förvaras separat från huvudnycklar och larmnycklar
- Huvudnycklarna förvaras med elektronisk övervakning och lånas inte ut
- Hyresnycklarna hanteras lokalt av varje boservicekontor
- Entreprenörer hämtar nycklar själva enligt arbetsordrar
- Automatiska påminnelser skickas ut via SMS och e-post
- Flera kollegor hjälps åt att administrera nyckelhanteringen i samma system
Och om något avvikande inträffar går ett larm och Eric blir genast notifierad via SMS. Nu gör han hela organisationen säkrare och effektivare genom att ha översikt och kontroll över nyckelhanteringen.
Vi på PAAM Systems har arbetat med kunder inom fastighet i många år och vet därför vilka utmaningar som finns – särskilt vad gäller nyckelhantering.
Oavsett om er nyckelhantering kretsar kring långtidsuthyrning eller daglig utlåning av nycklar är vårt system utformat för att möta era säkerhetskrav och effektivisera ert dagliga arbete.
3 sätt att hålla koll på nycklarna med AXSOR & EAGLE
Uttag från EAGLE
Förvara nycklar och objekt som används av flera personer i en EAGLE-anläggning. På så sätt registreras varje uttag och placering automatiskt. Du kan hantera arbetsorder och söka efter adresser i EAGLE-anläggningen. Allt kontrolleras automatiskt och allt kan följas upp.
Digitala kvittenser
Externa entreprenörer kan få nycklar utlämnade via digitala kvittenser i AXSOR och signera dem digitalt. Påminnelser kan skickas via sms och/eller e-post. För att möjliggöra uppföljning av återlämningar även på företagsnivå, kan utlåningen kopplas till både individer och företag.
Manuellt uthämtade i AXSOR
Nycklar och objekt som används sällan kan hanteras utan elektronisk övervakning. Förvara dem på en säker plats och registrera dem i AXSOR. Hämta dem med ett klick i AXSOR och återlämna dem på samma enkla sätt. Manuell hantering, men med kontroll.