Såhär kan det se ut hos infrastrukturbolag utan ett digitalt nyckelhanteringssystem:
Möt linjechefen Elin. I sitt arbete på ett energibolag går mycket tid åt att se till att medarbetare och entreprenörer har tillgång till avlägsna områden. Hon hon ansvarar för att rätt nycklar lånas ut till rätt person vid rätt tidpunkt, och att varje nyckel återlämnas i tid.
För många nycklar i omlopp
Manuella rutiner gör att nycklar med hög åtkomst, som huvudnycklar, lånas ut. Dessutom finns många fler nycklar än nödvändigt i omlopp, eftersom uppföljningen är svår och tråkig.
Tisdkrävande utlåningsrutiner
Alla nyckellån dokumenteras manuellt. Det gör det svårt och tidskrävande att se till att nycklarna returneras i tid. I slutet av varje arbetsdag måste en inventering göras och påminnelser skickas ut manuellt.
Köbildning och stress
För att kunna kontrollera användningen och uppnå rätt säkerhetsnivå måste nycklarna förvaras på en central plats. Varje morgon och eftermiddag skapas köer när nycklar ska hämtas och lämnas tillbaka.
Såhär kan nyckelhanteringen fungera med AXSOR & EAGLE:
Med ett digitalt nyckelhanteringssystem har Elin ett säkert och enkelt sätt att kontrollera alla nycklar. Istället för att ha alla nycklar förvarade på ett ställe, förvaras de nu i mindre nyckelanläggningar i lokaler nära de områden där de används – men Elin här ändå full koll på alla uttag och återlämningar.
- Minimerat antal nycklar som cirkulerar
- Inga huvudnycklar lånas ut
- Nyckelförvarningen är aldrig längre bort än 10 min från den plats där arbetet ska utföras
- Automatiska påminnelser skickas via SMS eller e-post
- Information och kartor till adresserna finns i AXSOR
- Uttag syns i realtid i systemet
- Digitala kvittenser med automatiska återlämningskvittenser
Och om något avvikande inträffar går ett larm och Elin blir genast notifierad om händelsen via e-post och SMS.
Vi på PAAM Systems är experter på nyckelhantering och förstår de nyckelproblem du som arbetar inom infrastruktur möter dagligen – komplexa processer, mycket arbetskraft och mitt i detta ett stort antal nycklar till fordon, utrustning och serviceställen som ska hanteras säkert och effektivt.
Vi har skapat vårt digitala nyckelhanteringssystem för att du ska slippa manuell nyckelhantering och krånglig dokumentation – och istället kunna lägga fullt fokus på din kärnverksamhet.
3 sätt att hålla koll på nycklarna med AXSOR & EAGLE
Uttag från EAGLE
Förvara nycklar och objekt som används av flera personer i en EAGLE-anläggning. På så sätt registreras varje uttag och placering automatiskt. Du kan hantera arbetsorder och söka efter adresser i EAGLE-anläggningen. Allt kontrolleras automatiskt och allt kan följas upp.
Digitala kvittenser
Externa entreprenörer kan få nycklar utlämnade via digitala kvittenser i AXSOR och signera dem digitalt. Påminnelser kan skickas via sms och/eller e-post. För att möjliggöra uppföljning av återlämningar även på företagsnivå, kan utlåningen kopplas till både individer och företag.
Manuellt uthämtade i AXSOR
Nycklar och objekt som används sällan kan hanteras utan elektronisk övervakning. Förvara dem på en säker plats och registrera dem i AXSOR. Hämta dem med ett klick i AXSOR och återlämna dem på samma enkla sätt. Manuell hantering, men med kontroll.